Depuis 27 ans, le Cercle Pyrénéen de Gynécologie réunit les gynécologues, obstétricien(ne)s et sages-femmes de Pau et du Béarn autour de réunions thématiques animées par des intervenants spécialisés. L’association vit de ses adhérents : une cotisation annuelle, des soirées à organiser, des supports à partager. En 2026, j’ai reconstruit son site de zéro, en PHP sur mesure et sans WordPress, pour que le bureau passe moins de temps sur l’administratif et que les membres trouvent tout au même endroit.
Pourquoi repartir d’une page blanche
J’avais déjà réalisé la version précédente du site, sous WordPress, avec une extension d’adhésion pour gérer l’espace membre. Elle a rendu service, mais l’usage a montré ses limites : chaque réunion demandait son propre formulaire, les inscriptions vivaient à part de l’espace membre, les supports des intervenants étaient rangés dans des pages de liens, et les factures n’étaient pas produites par le site. Ajouter une extension de plus n’aurait rien réglé.
J’ai donc proposé un outil construit autour du fonctionnement réel de l’association : une cotisation par année civile, des réunions avec un nombre de places, des membres qui viennent parfois accompagnés, et une poignée de bénévoles qui gèrent tout cela en plus de leur métier.
Un espace adhérent qui fait vraiment le travail
Le cœur du projet, c’est l’espace privé. Un membre à jour de sa cotisation y retrouve :
- la réservation des réunions en un clic, avec la possibilité d’ajouter ses accompagnants ;
- une liste d’attente automatique quand une soirée est complète : si quelqu’un se désiste, la première personne en attente récupère la place ;
- la médiathèque des supports présentés par les intervenants, classés par réunion et par année ;
- les contacts utiles, l’annuaire des correspondants de la région ;
- ses factures acquittées, générées automatiquement et téléchargeables à tout moment.
Ces contenus sont réservés aux membres à jour : les pages sont verrouillées côté serveur, pas simplement masquées dans le menu.
La cotisation en ligne, l’accès immédiat
Adhérer se fait en quatre étapes : créer son compte, confirmer son adresse, régler par carte, accéder à son espace. Le paiement passe par Stripe et la cotisation est enregistrée dès que le règlement est confirmé : l’adhérent n’attend pas qu’un membre du bureau valide son inscription à la main. Le parcours d’adhésion et de cotisation annuelle explique tout cela simplement, avec le montant et la période couverte.
Chaque paiement produit une facture acquittée numérotée, avec les mentions propres à une association. Le bureau n’a plus rien à éditer ni à envoyer.
Des e-mails qui partent tout seuls
Une bonne partie du temps d’un bureau associatif passe en relances. Le site s’en charge, via Brevo :
- l’invitation à une réunion part aux adhérents en un clic depuis la fiche de l’événement, avec un aperçu à s’envoyer avant ;
- des relances automatiques avant chaque réunion pour ceux qui ne sont pas encore inscrits, et un rappel pour ceux qui le sont ;
- des rappels de cotisation à l’approche de l’échéance, sans intervention du bureau ;
- une notification au bureau à chaque inscription, mise en liste d’attente ou annulation.
Chaque membre peut se désabonner des annonces depuis son profil.
Pensé pour le téléphone
Les médecins et sages-femmes consultent leurs e-mails entre deux rendez-vous, sur leur téléphone. L’invitation mène directement à la réunion, l’inscription tient en un geste, le menu s’ouvre en plein écran et les supports se téléchargent depuis la médiathèque sans passer par un ordinateur.
Un back-office simple et une bascule sans coupure
Côté bureau, l’administration se résume à l’essentiel : créer une réunion, suivre les inscrits, consulter les cotisations, tenir la liste des adhérents à jour. Le site est léger, sans extension à mettre à jour, et suit les bonnes pratiques de sécurité.
La migration était le point sensible. Les comptes, l’historique des cotisations, les réunions passées et leurs supports ont été repris depuis l’ancien site. Les adhérents se sont reconnectés avec leur adresse e-mail et leur mot de passe habituels, et les anciennes adresses du site redirigent vers les nouvelles pages pour ne rien perdre en référencement. La bascule s’est faite en une matinée, sans coupure.
Ce que ce projet dit de ma façon de travailler
Je ne pars pas d’un outil pour y faire entrer le client : je pars de la façon dont il fonctionne, puis je construis ce qui lui fait gagner du temps. Pour une association, cela veut dire moins de saisies, moins de relances, et des membres autonomes. Vous gérez une association avec des adhérents, des cotisations et des événements ? Parcourez mes réalisations ou découvrez mon offre de création de site internet sur mesure.
